BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Organisasi merupakan wadah atau tempat sekumpulan 2
orang atau lebih, yang dimana memiliki latar belakang yang berbeda, namun
memiliki tujuan yang telah di sepakati bersama, sesuai dengan visi dari
organisasi yang telah dibentuk.
Kemudian efektifitas yang berasal dari bahasa inggris
yaitu effective yang berarti berhasil, atau sesuatu yang dilakukan berhasil
dengan baik. Kamus ilmiah popular mendefinisikan efektivitas sebagai ketepatan
penggunaan, hasil guna atau menunjang tujuan. Robbins memberikan definisi
efektivitas sebagai tingkat pencapaian organisasi dalam jangka pendek dan
jangka panjang. Efektivitas organisasi adalah konsep tentang efektif dimana
sebuah organisasi bertujuan untuk menghasilkan.
Di dalam sebuah organisasi tentunya memiliki sebuah
konsep rencana yang dimana rencana tersebut adalah sebuah gambaran dari
kegiatan yang akan dilaksanakan. Dengan adanya rencana, diharapkan kegiatan
bisa berjalan sesuai dengan rencana, dan dapat diangap efektif dalam penyelengaraannya.
1.2. RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana Tujuan Efektivitas Menurut Ahli ?
2. Bagaimana Karakteristik Efektivitas
Organisasi ?
3. Bagaimana Cara Pendekatan Efektivitas ?
4. Apa Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi
Efektivitas ?
5. Apa Yang Disebut Konsep Pengelolaan ?
1.3. TUJUAN
- Memahami Tujuan Efektivitas Menurut Ahli
- Memahami Karakteristik Efektivitas Organisasi
- Mengetahui Cara Pendekatan Efektivitas
- Mengetahui Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas
- Mengetahui Apa Yang Dimaksud Konsep Pengelolaan
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Tujuan Efektivitas Menurut Ahli
Efektivitas merupakan salah satu dimensi dari
produktivitas, yaitu mengarah kepada pencapaian untuk kerja yang maksimal,
yaitu pencapaian target yang berkaitan dengan kualitas, kuantitas dan waktu.
Efektivitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan
bahwa : “Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase
target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya”. Sedangkan pengertian
efektivitas menurut Schemerhon John R. Jr. (1986:35) adalah sebagai berikut :
“Efektivitas adalah pencapaian target output yang diukur dengan cara
membandingkan output anggaran atau seharusnya (OA) dengan output realisasi atau
sesungguhnya (OS), jika (OS) > (OA) disebut efektif ”.
Adapun pengertian efektivitas menurut Prasetyo Budi
Saksono (1984) adalah : “Efektivitas adalah seberapa besar tingkat kelekatan
output yang dicapai dengan output yang diharapkan dari sejumlah input“. Dari pengertian-pengertian
efektivitas tersebut dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah suatu ukuran
yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan waktu) yang telah
dicapai oleh manajemen, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu.
Berdasarkan hal tersebut maka untuk mencari tingkat efektivitas dapat digunakan
rumus sebagai berikut: Efektivitas = Ouput Aktual / Output Target >=1
a. Jika output aktual berbanding output yang
ditargetkan lebih besar atau sama dengan 1 (satu), maka akan tercapai
efektivitas.
b. Jika output aktual berbanding output yang
ditargetkan kurang daripada 1 (satu), maka efektivitas tidak tercapai.
Menurut Steers (1985:87) Efektivitas adalah jangkauan
usaha suatu program sebagai suatu sistem dengan sumber daya dan sarana tertentu
untuk memenuhi tujuan dan sasarannya tanpa melumpuhkan cara dan sumber daya itu
serta tanpa memberi tekanan yang tidak wajar terhadap pelaksanaannya”. Adapun
Martoyo (1998:4) memberikan definisi sebagai berikut: “Efektivitas dapat pula
diartikan sebagai suatu kondisi atau keadaan, dimana dalam memilih tujuan yang
hendak dicapai dan sarana yang digunakan, serta kemampuan yang dimiliki adalah
tepat, sehingga tujuan yang diinginkan dapat dicapai dengan hasil yang
memuaskan”.
Dari beberapa pendapat di atas mengenai efektivitas,
dipahami bahwa efektivitas dalam proses suatu program yang tidak dapat
mengabaikan target sasaran yang telah ditetapkan agar operasionalisasi untuk
mencapai keberhasilan dari program yang dilaksaksanakan dapat tercapai dengan
tetap memperhatikan segi kualitas yang diinginkan oleh program. Pengertian
efektivitas secara umum menunjukkan sampai seberapa jauh tercapainya suatu
tujuan yang terlebih dahulu ditentukan. Hal tersebut sesuai dengan pengertian
efektivitas menurut Hidayat (1986) yang menjelaskan bahwa : “Efektivitas adalah
suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kuantitas,kualitas dan
waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase target yang dicapai, makin
tinggi efektivitasnya”.
Unsur yang penting dalam konsep efektivitas adalah;
yang pertama adalah pencapaian tujuan yang sesuai dengan apa yang telah
disepakati secara maksimal, tujuan merupakan harapan yang dicita-citakan atau
suatu kondisi tertentu yang ingin dicapai oleh serangkaian proses. Emitai
Etzioni (1982:54) mengemukakan bahwa “Efektivitas organisasi dapat dinyatakan
sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau
sasaran.” Adapun Komaruddin (1994:294) juga mengungkapkan bahwa “Efektivitas
adalah suatu keadaan yang menunjukan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen
dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.”
Berdasarkan pendapat para ahli di atas dapat diketahui
bahwa efektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting karena mampu
memberikan gambaran mengenai keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai
sasarannya atau dapat dikatakan bahwa efektivitas merupakan tingkat
ketercapaian tujuan dari aktivasi-aktivasi yang telah dilaksanakan dibandingkan
dengan target yang telah ditetapkan sebelumnya.
Dari beberapa literatur ilmiah mengemukakan bahwa
efektivitas merupakan pencaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan
yang tepat dari serangkaian alternative atau pilihan cara dan menentukan
pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektivitas juga bisa diartikan sebagai
pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
Sebagai contoh jika sebuah tugas dapat selesai dengan pemilihan cara-cara yang
sudah ditentukan, maka cara tersebut adalah benar atau efektif.
2.2. Karakteristik Efektivitas Organisasi
Efektivitas juga dapat diartikan sebagai penggambaran
siklus input dan proses output.
Petters dan Waterman mengemukakan tentang
karakteristik umum dari perusahaan-perusahaan efektif, yaitu :
·
Mempunyai bahasan terhadap setiap tindakan dan penyelesaian pekerjaan
yang dilakukan.
·
Selalu dekat dengan para pelanggan agar dapat mengerti secara penuh apa
yang dibutuhkan oleh para pelanggan.
·
Memberikan tingkat otonomi yang tinggi pada para pegawai serta memupuk
semangat kewirausahaan pegawai tersebut.
·
Berusaha untuk meningkatkan produktivitas lewat partisipasi para pegawai
perusahaan.
·
Para pegawai telah mengetahui apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh
perusahaan dan para manajer perusahaan terlibat secara aktif pada masalah
disetiap tingkatan.
·
Selalu berdekatan dengan usaha yang diketahui dan dipahami oleh pegawai
perusahaan.
·
Memiliki struktur organisasi yang bersifat luwes dan sederhana, dengan
jumlah individu-individu yang minimal dalam aktivitas staf yang mendukung
bidangnya.
·
Menggabungkan kontrol yang sifatnya ketat dan desentralisasi yang
bertujuan mengamankan nilai-nilai inti perusahaan dengan kontrol yang longgar
pada bagian-bagian lain untuk mendorong pengambilan resiko serta inovasi.
Gibson mengemukakan pula kriteria efektivitas
organisasi yang terdiri dari 5 (lima) unsur, yaitu :
1. Produksi.
Produksi merupakan kriteria efektivitas yang mengacu
pada ukuran keluaran utama dari organisasi. Ukuran dari produksi mencakup
tentang keuntungan, penjualan, pangsa pasar, dokumen yang diproses, rekanan
yang dilayani, dan sebagainya. Ukuran tersebut memiliki hubungan secarqa
langsung dengan pelanggan dan rekanan organisasi yang bersangkutan.
2. Efisiensi.
Efisiensi merupakan kriteria efektivitas mengacu pada
ukuran penggunaan sumber daya yang langka oleh organisasi. Efisiensi merupakan
perbandingan antara keluaran dan masukan. Ukuran efisiensi terdiri dari
keuntungan dan modal, biaya per unit, pemborosan, waktu terluang, biaya per
orang, dan sebagainya. Efisiensi diukur berdasarkan rasio antara keuntungan
dengan biaya atau waktu yang digunakan.
3. Kepuasan.
Kepuasan merupakan kriteria efektivitas yang mengacu
pada keberhasilan organisasi dalam memenuhi kebutuhan karyawan dan
anggotaanggota perusahaan tersebut. Ukuran dari kepuasan meliputi sikap
karyawan, penggantian karyawan, absensi, kelambanan, keluhan, kesejahteraan dan
sebagainya.
4. Keadaptasian.
Keadaptasian merupakan kriteria efektivitas yang
mengacu pada tanggapan organisasi terhadap perubahan eksternal dan internal.
Perubahanperubahan eksternal seperti persaingan, keinginan para pelanggan,
kualitas produk, dan sebagainya serta perubahan internal seperti
ketidakefisienan, ketidakpuasan, dan sebagainya merupakan adaptasi terhadap
lingkungan.
5. Kelangsungan hidup.
Kelangsungan hidup merupakan kriteria efektivitas
mengacu pada tanggung jawab organisasi atau perusahaan dalam usaha memperbesar
kapasitas dan potensinya untuk dapat berkembang. Indikatorindikator yang
digunakan ialah produktivitas, efisiensi, kecelakaan, pergantian pegawai,
absensi, kualitas, tingkat keuntungan, moral, dan kepuasan karyawan atau
anggota perusahaan.
2.3. Pendekatan Efektivitas
Menurut Martani dan Lubis (1987:55), ada tiga
pendekatan dalam mengukur efektivitas organisasi, yaitu:
1. Pendekatan sumber (resource approach) yakni mengukur
efektivitas dari input. Pendekatan mengutamakan adanya keberhasilan organisasi
untuk memperoleh sumber daya, baik fisik maupun non fisik yang sesuai dengan
kebutuhan organisasi.
2. Pendekatan proses (process approach) adalah untuk
melihat sejauh mana efektivitas pelaksanaan program dari semua kegiatan proses
internal atau mekanisme organisasi.
3. Pendekatan sasaran (goals approach) dimana pusat
perhatian pada output, mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil
(output) yang sesuai dengan rencana. Steers mengemukakan bahwa efektivitas
bersifat abstrak, oleh karena itu hendaknya efektivitas tidak dipandang sebagai
keadaan akhir akan tetapi merupakan proses yang berkesinambungan dan perlu
dipahami bahwa komponen dalam suatu program saling berhubungan satu sama lain
dan bagaimana berbagai komponen ini memperbesar kemungkinan berhasilnya
program.
Gibson (1984:38) mengungkapkan bahwa ada tiga pendekatan
mengenai efektivitas yaitu:
1. Pendekatan Tujuan.
Pendekatan tujuan untuk mendefinisikan dan
mengevaluasi efektivitas merupakan pendekatan tertua dan paling luas digunakan.
Menurut pendekatan ini, keberadaan organisasi dimaksudkan untuk mencapai suatu
tujuan tertentu. Pendekatan tujuan menekankan peranan sentral dari pencapaian
tujuan sebagai kriteria untuk menilai efektivitas serta mempunyai pengaruh yang
kuat atas pengembangan teori dan praktek manajemen dan perilaku organisasi,
tetapi sulit memahami bagaimana melakukannya. Alternatif terhadap pendekatan tujuan
ini adalah pendekatan teori sistem.
2. Pendekatan Teori Sistem.
Teori sistem menekankan pada pertahanan elemen dasar
masukan-proses-pengeluaran dan beradaptasi terhadap lingkungan yang lebih luas
yang menopang organisasi. Teori ini menggambarkan hubungan organisasi terhadap
sistem yang lebih besar, dimana organisasi menjadi bagiannya. Konsep organisasi
sebagian suatu sistem yang berkaitan dengan sistem yang lebih besar
memperkenalkan pentingnya umpan balik yang ditujukan sebagai informasi
mencerminkan hasil dari suatu tindakan atau serangkaian tindakan oleh
seseorang, kelompok atau organisasi.
Teori sistem juga menekankan pentingnya umpan balik
informasi. Teori sistem dapat disimpulkan:
·
Kriteria efektivitas harus mencerminkan siklus masukan-proses-keluaran,
bukan keluaran yang sederhana, dan
·
Kriteria efektivitas harus mencerminkan hubungan antar organisasi dan
lingkungan yang lebih besar dimana organisasai itu berada. Jadi efektivitas
organisasi adalah konsep dengan cakupan luas termasuk sejumlah konsep komponen.
·
Tugas manajerial adalah menjaga keseimbangan optimal antara komponen dan
bagiannya
3. Pendekatan Multiple Constituency.
Pendekatan ini adalah perspektif yang menekankan
pentingnya hubungan relatif di antara kepentingan kelompok dan individual dalam
hubungan relatif diantara kepentingan kelompok dan individual dalam suatu
organisasi. Dengan pendekatan ini memungkinkan pentingnya 16 hubungan relatif
diantara kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi. Dengan
pendekatan ini memungkinkan mengkombinasikan tujuan dan pendekatan sistem guna
memperoleh pendekatan yang lebih tepat bagi efektivitas organisasi.
Robbins (1994:54) mengungkapkan juga mengenai
pendekatan dalam efektivitas organisasi:
1. Pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment
approach), pendekatan ini memandang bahwa keefektifan organisasi dapat dilihat
dari pencapaian tujuannya (ends) daripada caranya (means). Kriteria pendekatan
yang populer digunakan adalah memaksimalkan laba, memenangkan persaingan dan
lain sebaginya. Metode manajemen yang terkait dengan pendekatan ini dekenal
dengan Manajemen By Objectives (MBO) yaiutu falsafah manajemen yang menilai
keefektifan organisasi dan anggotanya dengan cara menilai seberapa jauh mereka
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
2. Pendekatan sistem. Pendekatan ini menekankan bahwa
untuk meningkatkan kelangsungan hidup organisasi, maka perlu diperhatikan
adalah sumber daya manusianya, mempertahankan diri secara internal dan
memperbaiki struktur organisasi dan pemanfaatan teknologi agar dapat
berintegrasi dengan lingkungan yang darinya organisasi tersebut memerlukan
dukungan terus menerus bagi kelangsungan hidupnya.
3. Pendekatan konstituensi-strategis. Pendekatan ini
menekankan pada pemenuhan tuntutan konstituensi itu di dalam lingkungan yang
darinya orang tersebut memerlukan dukungan yang terus menerus bagi kelangsungan
hidupnya.
4. Pendekatan nilai-nilai bersaing. Pendekatan ini
mencoba mempersatukan ke tiga pendekatan diatas, masing-masing didasarkan atas
suatu kelompok nilai. Masing-masing didasarkan atas suatu kelompok nilai.
Masing-masing nilai selanjutnya lebih disukai berdasarkan daur hidup di mana organisasi
itu berada.
2.4. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas
Berdasarkan pendekatan-pendekatan dalam efektivitas
organisasi yang telah dikemukakan sebelumnya maka dapat dikatakan bahwa
faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi adalah sebagai berikut:
·
Adanya tujuan yang jelas,
·
Struktur organisasi.
·
Adanya dukungan atau partisipasi masyarakat,
·
Adanya sistem nilai yang dianut.
Organisasi akan berjalan terarah jika memiliki tujuan
yang jelas. Adanya tujuan akan memberikan motivasi untuk melaksanakan tugas dan
tanggung jawabnya. Selanjutnya tujuan organisasi mencakup beberapa fungsi
diantaranya yaitu memberikan pengarahan dengan cara menggambarkan keadaan yang
akan datang yang senantiasa dikejar dan diwujudkan oleh organisasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus
mendapat perhatian yang seriuas apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas.
Richard M Steers (1985:209) menyebutkan empat faktor yang mempengaruhi
efektivitas sebagai berikut:
2.5. Konsep Pengelolaan
Pengelolaan atau yang sering disebut manajemen pada
umumnya sering dikaitkan dengan aktivitas-aktivitas dalam organisasi berupa
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengarahan, dan pengawasan.
Istilah manajemen berasal dari kata kerja “to manage” yang berarti menangani,
memimpin, membimbing, atau mengatur. Sejumlah ahli memberikan batasan bahwa
manajemen merupakan suatu proses, yang diartikan sebagai usaha yang sistematis
untuk menjalankan suatu pekerjaan. Proses ini merupakan serangkaian tindakan
yang berjenjang, berlanjut dan berkaitan dilakukan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. George.
R.Terry dalam Soewarno Handayaningrat (1981:20)
mengatakan bahwa manajemen merupakan suatu proses yang membeda-bedakan atas
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dengan memanfaatkan
baik ilmu maupun seni agar dapat menyelesaikan tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya. Sementara menurut Harold Koontz dan Cyril O’Donnel “management is
getting things done through people. In bringing about this coordinating of
group activity, the manager, as a manager plans, organizes, staffs, direct and
control the activities other people” yang dapat diterjemahkan bahwa manajemen
adalah usaha mencapai tujuan tertentu melalui kegiatan orang lain. Dengan
demikian manajer mengadakan koordinasi atau sejumlah aktivitas orang lain yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, penempatan, pengarahan, dan
pengendalian.
Dari batasan dan pengertian manajemen di atas,
terdapat beberapa bagian manajemen yang meliputi :
1. Unsur sifat, yaitu :
·
Manajemen sebagai suatu seni
·
Manajemen sebagai suatu ilmu
2. Unsur fungsi, yaitu perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengendalian/pengawasan
3. Unsur sasaran, yaitu :
·
Pegawai, yaitu orang yang telah menjadi unsur integral dari organisasi
·
Mekanisme kerja, yaitu cara atau tahapan yang dilakukan organisasi dalam
usaha pencapaian tujuan
4. Unsur tujuan, yaitu hasil akhir yang ingin dicapai
dalam organisasi Untuk lebih jelasnya mengenai fungsi manajemen yang
dikemukakan George R. Terry dalam bukunya Principles of Management yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan akan dibahas
lebih terperinci lagi.
1.
Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan landasan pokok dan menjadi salah
satu fungsi manajemen yang memegang peranan penting dalam menjamin tercapainya
tujuan yang diinginkan. Dalam penyusunan rencana yang baik, butuh data dan
informasi yang akurat dari penelitian dan pembuktian lapangan. F.X.Soedjadi
dalam syafiie dkk (1999:76) memberikan definisi perencanaan sebagai proses
kegiatan pemikiran, dugaan, dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara
rasiona sebelum melaksanakan tindakan yang sebenarnya dalam rangja mencapai
tujuan yang telah ditetapkan. Sementara Siagian dalam bukunya Filsafat
Administrasi menjelaskan bahwa perencanaan (planning) adalah keseluruhan proses
pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di
masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
Widjojo Nitisastro dalam Bintoro (1985:14) juga
mengemukakan bahwa perencanaan pada dasarnya berkisar pada dua hal yaitu:
Penentuan secara sadar mengenai tujuan-tujuan konkrit
yang hendak dicapai dalam jangka waktu tertentu atas dasar nilai-nilai yang
dimiliki oleh masyarakat yang bersangkutan
Pilihan diantara alternatif yang dianggap efektif dan
efisien serta rasional guna mencapai tujuan tersebut
Lebih lanjut Bintoro (1985:12) memberikan pengertian
perencanaan dalan tiga hal, yaitu :
Perencanaan dalam arti seluas-luasnya adalah suatu
proses mempersiapkan secara sistematis segala kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
Perencanaan adalah suatu cara bagaimana mencapai
tujuan sebaikbaiknya dengan memanfaatkan sumber-sumber yang ada supaya lebih
efektif dan efisien
Perencanaan adalah penentuan tujuan yang akan dicapai
atau yang akan dilakukan bagaimana, kapan dan oleh siapa.
Proses perencanaan dapat ditinjau dari tiga segi,
dengan perkataan lain bahwa fungsi perencanaan dapat dilaksanakan dengan baik
melalui tiga cara. Caracara tersebut yaitu pertama, mengetahui sifat-sifat atau
ciri-ciri suatu rencana yang baik. Setelah ciri-ciri itu diketahui lalu
diusahakan agar rencana yang dibuat memenuhi syarat-syarat tersebut.
Kedua, memandang proses perencanaan sebagai suatu
rangkaian pertanyaan yang harus dijawab dengan memuaskan. Rudyard Kipling,
sastrawan inggris yang terkenal pernah mengatakan bahwa dalam hidupnya ia
mempunyai enam pelayan yang baik yang bernama : what, where, when, how, who dan
why. Para ahli administrasi dan manajemen telah “meminjam” konsep tersebut dan
menerapkannya dalam bidang administrasi dan manajemen, dalam hal ini dalam
bidang perencanaan. Ketiga, memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah
yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah. Dalam
menerapkan prinsip-prinsip pemecahan masalah dengan teknik ilmiah, pimpinan
dapat pula menciptakan suatu rencana yang baik, dengan perkataan lain pembuatan
suatu rencana dapat dippandang sebagai masalah yang harus terpecahkan dengan
sistematis.
2.
Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang
dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya.
Menurut Siagian, pengorganisasian adalah keseluruhan
proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan
wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat
digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah
ditentukan. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu
kegiatan besar menjadi kegiatankegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian
mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang
dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut.
Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus
dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan
mana keputusan harus diambil.
Dua aspek utama proses susunan struktur organisasi
yaitu departementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi adalah
pengelompokkan kegiatan-kegiatan kerja organisasi agar kegiatan-kegiatan
sejenis saling berhubungan dapat dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin
pada struktur formal suatu organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan
suatu organisasi. Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap
individu pada organisasi bertanggung jawab dalam melaksanakan sekumpulan
kegiatan.
Kedua aspek ini merupakan dasar proses
pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
secara efisien dan efektif. Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk
merancang struktur formal mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas
atau pekerjaan diantara para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien.
Ada
beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu :
·
Bagan organisasi formal
·
Pembagian kerja
·
Departementalisasi
·
Rantai perintah atau kesatuan perintah
·
Tingkat-tingkat hirarki manajemen
·
Saluran komunikasi
·
Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan.
Proses
pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu :
Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan
setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi.
Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan
yang secara logika dapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja
sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu
ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang
tidak perlu.
Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga
ada koordinasi pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu
dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota
organisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisiensian dan
konflik.
3.
Penggerakan (Actuating)
Penggerakan merupakan hubungan manusia dalam
kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan
menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien dalam pencapaian tujuan
suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks
karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusiamanusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang
berbeda-beda.
Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan
perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :
·
Prinsip mengarah kepada tujuan
·
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
·
Prinsip kesatuan komando
Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada
bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan
diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.
Cara-cara
pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
·
Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang
perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
·
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada di
bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan
tertentu.
·
Delegasi wewenang, dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan
sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
4.
Pengawasan (Controlling)
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang dimaksudkan
untuk mengetahui apakah pelaksanaan sesuai dengan rencana yang telah disusun
sebelumnya, dalam artian pengawasan membandingkan antara kenyataan dengan
standar yang telah ditentukan sebelumnya. Pengawasan juga dimaksudkan untuk
mencegah dan mengadakan koreksi atau pembetulan apabila pelaksanaan menyimpang
dari rencana yang telah disusun. Terdapat berbagai definisi pengawasan yang
diberikan oleh para ahli, menurut Siagian dalam syafiie dkk (1999:83) bahhwa
pengawasan merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan
organisasi untuk menjamin agar seluruh pekerjaan yang diaksanakan sesuai dengan
rencana yang telah ditentukan sebelumnya.
Sementara menurut Siswanto Sastrohadiwiryo ( 2003:26)
pengawasan merupakan suatu proses dan rangkaian kegiatan untuk mengusahakan
agar suatu pekerjaan dapat dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkandan tahapan yang harus dilalui. Pengawasan mutlak diperlukan agar
dalam pelaksanaannya seminimal mungkin dapat dihindari segala ketimpangan dari
apa yang telah disusun sebelumnya.
Soewarno handayaningrat (1981:144) menjelaskan fungsi
pengawasan sebagai berikut :
Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pejabat yang
diserahi tugas dan wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan
Mendidik para pejabat agar mereka melaksanakan
pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan
Untuk mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian, dan
kelemahan agar tidak terjadi kerugian yang tidak diinginkan
Untuk memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar
pelaksanaan tidak mengalami hambatan pemborosan
Proses pengawasan pada dasarnya dilaksanakan oleh
manajemen dengan mempergunakan dua macam teknik, yaitu :pengawasan langsung
(direct control) dan pengawasan tidak langsung (indirect control). Yang
dimaksud dengan pengawasan langsung adalah apabila pimpinan organisasi
melakukan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan oleh para
bawahannya. Pengawasan langsung ini dapat berbentuk inspeksi langsung, on the
spot observation dan on the spot report. Akan tetapi karena banyaknya dan
kompleksnya tugas seorang pimpinan terutama dalam organisasi yang besar maka
seorang pimpinan tidak mungkin dapat selalu menjalankan pengawasan langsung
sehingga pimpinan sering pula melakukan pengawasan yang bersifat tidak
langsung. Yang dimaksud dengan pengawasan tidak langsung adalah pengawasan dari
jarak jauh. Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para
bawahan. Laporan tersebut dapat berbentuk tertulis dan lisan.
Kelemahan dari pengawasan tidak langsung itu adalah
bahwa para bawahan seringkali hanya melaporkan hal-hal yang positif saja,
padahal seorang pimpinan yang baik akan menuntun bawahannya untuk melaporkan
hal-hal baik yang bersifat positif maupun yang bersifat negatif. Pengawasan
tidak akan dapat berjalan dengan baik apabila hanya bergantung pada laporan
saja, karena itu pengawasan tidak langsung saja tidak cukup. Adalah
kebijaksanaan apabila pimpinan organisasi menggabungkan teknik pengawasan
langsung dan pengawasan tidak langsung dalam melakukan fungsi pengawasan.
BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Organisasi merupakan wadah atau tempat sekumpulan 2
orang atau lebih, yang dimana memiliki latar belakang yang berbeda, namun
memiliki tujuan yang telah di sepakati bersama, sesuai dengan visi dari
organisasi yang telah dibentuk.
Efektifitas berasal dari bahasa inggris yaitu effective
yang berarti berhasil, atau sesuatu yang dilakukan berhasil dengan baik
Efektivitas organisasi dapat dilakukan dengan
memperhatikan kepuasan pelanggan, pencapaian visi orgaisasi, pemenuhan
aspirasi, menghasilkan keuntungan bagi organisasi, pengembangan sumber daya
manusia organisasi dan aspirasi yang dimiliki, serta memberikan dampak positif
bagi masyarakat di luar organisasi.
3.2. SARAN
Sebagai mahasiswa, masyarakat yang berada di linkup
lembaga pendidikan kita di sarankan agar dapat menjalankan sebuah organisasi,
yaitu organisasi terkecil yang pasti akan kita lalui yaitu menjadi kepala
keluarga, dan sebagai laki-laki kita akan dituntut untuk memimpin organisasi
tersebut.
Sebagai masyarakat terpelajar, dan berintelektual
tinggi, kita dapat memanfaatkan diri kita untuk memasuki organisasi, baik
organisasi internal ataupun eksternal, dengan begitu kita dapat berkolaborasi
dengan masing-masing individu yang berbeda, menciptakan kerjasama yang dapat
menjadikan kita mandiri dan lebih bergerak maju.
DAFTAR
PUSTAKA
No comments:
Post a Comment